Préparer l'inventaire des stocks de fin d'année : prompts

L'inventaire de fin d'exercice consiste à compter ce qui est réellement en stock, à comparer avec ce que disent vos fichiers, puis à valoriser le tout. Un assistant vous aide surtout avant et après le comptage : planifier la journée, écrire des consignes claires pour les équipes, puis analyser les écarts entre le compté et le théorique. Le comptage lui-même reste un travail de terrain.

Le cadre

La fiche de Service Public Entreprendre sur les obligations comptables d'une société commerciale (vérifiée le 07/09/2026) indique qu'elle doit « contrôler la valeur de ses actifs et passifs au maximum tous les 12 mois par le biais d'un inventaire ». Les stocks font partie de l'actif circulant du bilan. Et ils pèsent sur la trésorerie : la page de Bpifrance Création sur le besoin en fonds de roulement (janvier 2025) place les stocks moyens en tête du calcul du BFR, avec les créances clients et les dettes fournisseurs.

Planifier l'inventaire

Tu es responsable logistique dans une PME de [activité]. Je prépare l'inventaire physique au [date de clôture, JJ/MM/AAAA].
Contexte : [nombre] références, stockées dans [lieux : entrepôt, magasin, véhicules, chantiers, dépôt chez un client…], équipe disponible : [nombre] personnes, durée possible : [x] heures.

Prépare un plan d'inventaire :
1. les tâches à faire avant le jour J (rangement, étiquetage, arrêt des entrées et sorties, traitement des livraisons en cours) ;
2. le découpage en zones et la répartition des équipes, avec un compteur et un contrôleur par zone ;
3. le déroulé de la journée, heure par heure ;
4. les tâches après le comptage (saisie, contrôle des écarts, recomptage).
Pose-moi d'abord les questions qui te manquent, notamment sur les stocks hors de nos locaux et la marchandise en transit.

À vérifier : les stocks qui ne sont pas dans l'entrepôt. Marchandise déposée chez un client, matériel dans les véhicules, articles reçus mais pas encore facturés : ce sont eux qu'on oublie, et l'assistant ne peut pas les connaître.

Rédiger les consignes de comptage

Rédige une fiche de consignes d'une page pour les personnes qui vont compter, en langage simple :
- comment compter (unité de compte, articles entamés, articles abîmés à mettre à part) ;
- comment noter (une feuille par zone, référence, désignation, quantité, initiales du compteur) ;
- ce qu'il ne faut pas faire (déplacer un article d'une zone à l'autre, estimer au lieu de compter) ;
- qui appeler en cas de doute.
Phrases de 15 mots au plus, verbes à l'impératif.

Une consigne écrite évite les deux erreurs les plus courantes : compter deux fois un même article déplacé, et noter des cartons au lieu des unités.

Analyser les écarts

Voici, pour chaque référence, la quantité théorique de mon logiciel, la quantité comptée et le coût unitaire HT : [tableau, références codées].
1. Calcule l'écart en quantité et en valeur pour chaque référence.
2. Classe les écarts par valeur absolue décroissante.
3. Indique les références à recompter : écart supérieur à [x] unités ou à [montant] €.
4. Pour les dix plus gros écarts, propose des causes possibles à vérifier (erreur de saisie, livraison non enregistrée, casse, erreur d'unité, vol), formulées comme des hypothèses.
Montre les totaux : valeur théorique, valeur comptée, écart global.

À vérifier : une erreur d'unité (pièce contre carton) crée souvent l'écart le plus spectaculaire ; regardez d'abord les écarts qui sont des multiples ronds.

Repérer le stock qui ne tourne plus

À partir de la liste ci-dessous (référence, quantité comptée, coût unitaire, date de dernière sortie), liste les références sans sortie depuis plus de [x] mois et leur valeur totale. Présente-les par valeur décroissante et rédige trois questions à poser à mon expert-comptable sur leur traitement dans les comptes.

L'éventuelle dépréciation de ces articles ne se décide pas avec l'assistant : c'est une question pour l'expert-comptable, qui connaît les règles applicables.

Plusieurs personnes, un même assistant : fixer la règle avant

Le jour de l'inventaire, plusieurs personnes peuvent être tentées de photographier leurs feuilles et de les envoyer à un assistant pour gagner du temps. Ces feuilles portent des initiales, parfois des noms, et l'ensemble des quantités et des coûts d'achat de l'entreprise. La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'IA générative (18/07/2024), conseille d'encadrer l'usage par une charte interne qui dit ce qui est autorisé ou non, de former les utilisateurs et de désigner un point de contact. Avant l'inventaire, dites clairement quel outil est autorisé, pour quoi, et qui centralise : une seule personne, avec des références codées et sans coûts unitaires si l'assistant n'en a pas besoin.

Après l'inventaire, transmettez à l'expert-comptable l'état valorisé et la liste des écarts expliqués. La page clôture mensuelle aide à garder le stock théorique juste le reste de l'année.