Prompts pour monter un tableau de bord de gestion

Un tableau de bord de gestion tient sur une page : quelques indicateurs choisis à l'avance, le prévu, le réel, l'écart et ce que vous décidez. L'assistant vous aide à choisir les indicateurs à partir de vos objectifs, à fixer la façon de calculer chacun, puis à rédiger le commentaire du mois. Il ne remplace pas la saisie des chiffres réels, qui vient de votre comptabilité.

Ce qu'en disent les pages de référence

Selon Service Public Entreprendre (fiche vérifiée le 19/01/2026), le tableau de bord est un outil de suivi et de pilotage à partir d'indicateurs choisis à l'avance, et « le choix des indicateurs est libre ». La fiche range les indicateurs en quatre familles : économiques (résultats et coûts), physiques (qualité, commandes, logistique), humains et suivi de projets. Elle recommande d'associer dirigeants, associés et salariés au choix, d'analyser les écarts, puis de décider des actions correctrices.

Bpifrance Création (avril 2026) ajoute des indicateurs commerciaux pour les jeunes entreprises : devis envoyés, taux de transformation, panier moyen, taux de fidélisation.

Choisir les indicateurs

Tu es contrôleur de gestion. Mon entreprise : [activité], [nombre] salariés, [chiffre d'affaires annuel arrondi].
Mes trois objectifs de l'année : [objectif 1], [objectif 2], [objectif 3].
Ce qui m'inquiète en ce moment : [ex. trésorerie, retards de livraison, marge en baisse].

Propose 8 à 10 indicateurs au total, répartis entre économiques, physiques, humains et commerciaux.
Pour chaque indicateur, donne :
- ce qu'il mesure, en une phrase ;
- la formule de calcul ;
- la source de la donnée dans une PME (logiciel de comptabilité, de facturation, relevé bancaire, planning…) ;
- la fréquence de suivi conseillée (semaine ou mois) ;
- l'objectif auquel il se rattache.
Écarte tout indicateur que je ne pourrais pas alimenter sans saisie lourde, et dis lesquels tu as écartés.
Pose-moi tes questions si mon activité n'est pas assez claire.

À vérifier : que chaque indicateur se rattache à un objectif (sinon, retirez-le), que la formule est sans ambiguïté (marge en euros ou en pourcentage ? hors taxes ?) et que vous savez où trouver la donnée chaque mois.

Bâtir la grille

Avec les indicateurs retenus ci-dessous, prépare la grille mensuelle de mon tableau de bord.
Colonnes : indicateur, prévu, réel, écart (réel - prévu), écart en %, action correctrice, responsable.
Regroupe les lignes par famille. Ajoute une règle de couleur simple : vert si l'écart est favorable, orange si défavorable de moins de [x] %, rouge au-delà, en tenant compte du sens de chaque indicateur (une charge qui dépasse est défavorable, un chiffre d'affaires qui dépasse est favorable).
Donne la grille sous forme de tableau que je pourrai recopier dans mon tableur.
[Liste des indicateurs]

Ces colonnes reprennent le modèle proposé par Bpifrance Création (indicateur, prévu, réel, écart, action correctrice). Le sens de chaque indicateur est le piège principal : précisez-le, sinon l'assistant colore en vert une hausse des frais.

Rédiger le commentaire du mois

Voici le tableau de bord du mois de [mois] : [coller la grille remplie, montants arrondis].
Rédige un commentaire de 200 mots au plus pour [le comité de direction / les associés] :
- les deux ou trois écarts qui comptent vraiment, avec leur cause probable, formulée comme une hypothèse à vérifier ;
- les actions déjà décidées et celles à décider ;
- un point de vigilance pour le mois prochain.
N'invente aucune cause : si la grille ne permet pas de l'expliquer, écris « cause à identifier ».

La cause d'un écart vient des gens qui font le travail, pas de l'assistant. La page analyse des écarts budget/réalisé propose une méthode pour la trouver.

Si vous travaillez dans Excel avec Copilot

La page de Microsoft sur les données et la confidentialité de Microsoft 365 Copilot (mise à jour le 05/11/2026) indique que les requêtes, les réponses et les données accessibles via Microsoft Graph ne servent pas à entraîner les modèles de base, et que Copilot n'affiche que les données que chaque utilisateur a au moins le droit de voir. Conséquence pratique : si le classeur du tableau de bord est partagé trop largement sur SharePoint ou Teams, Copilot le restituera à tous ceux qui y ont accès. Vérifiez les droits du fichier avant d'y ajouter les marges par client.

Votre assistant et vos chiffres

Selon votre assistant et vos réglages, il peut ne pas connaître vos chiffres d'un mois sur l'autre : il faut alors lui redonner, chaque mois, la grille, les définitions des indicateurs et le contexte. Gardez donc ce prompt et vos définitions dans un même document, prêt à copier. Pour un outil d'IA à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez aussi regarder du côté d'ALMA, la plateforme IA pour PME éditée par IArche.

Pour vous faire accompagner dans le choix des indicateurs, la fiche de Service Public cite les experts-comptables, les chambres de commerce et d'industrie (CCI), les chambres de métiers et de l'artisanat (CMA), les réseaux associatifs et les organismes de gestion agréés.