Prompts pour construire le budget annuel d'une PME

Le budget annuel fixe ce que l'entreprise prévoit de vendre et de dépenser sur l'exercice à venir. Un assistant ne connaît ni votre marché ni vos prix : il vous aide à poser les hypothèses une par une, à les traduire en lignes de produits et de charges, puis à rédiger la note qui explique le tout. Les montants restent les vôtres.

La trame : celle d'un compte de résultat

Un budget se présente comme un compte de résultat prévisionnel. La page de Bpifrance Création sur le compte de résultat d'un projet (publiée en juin 2025) liste les rubriques, toutes en hors taxes :

• produits : chiffre d'affaires (ventes de marchandises, prestations de services), subventions d'exploitation, autres produits, produits financiers et exceptionnels ;
• charges d'exploitation : achats, fournitures, charges externes (loyers, assurances, honoraires, publicité…), frais de personnel, dotations aux amortissements ;
• charges financières : intérêts et agios des emprunts ;
• puis le résultat courant avant impôts, l'impôt sur les bénéfices et le résultat net.

Donnez cette trame à l'assistant : il ne vous proposera pas une liste de postes inventée.

Étape 1 : faire sortir les hypothèses

Tu es contrôleur de gestion dans une PME de [secteur], [nombre] salariés. Je prépare le budget de l'exercice [année].
Avant tout calcul, pose-moi les questions nécessaires pour fixer mes hypothèses, une thématique à la fois :
- ventes (volumes, prix, saisonnalité, nouveaux clients ou produits) ;
- achats et sous-traitance (part dans le chiffre d'affaires, hausses annoncées) ;
- charges de structure (loyer, assurances, abonnements, honoraires) ;
- effectif (arrivées et départs prévus, en nombre de postes, sans données individuelles) ;
- investissements et emprunts.
Pose 5 questions au plus par thématique et attends mes réponses avant de passer à la suivante.

Cette étape évite le défaut classique : un budget qui reprend l'an dernier plus 5 % partout, sans que personne sache pourquoi.

Étape 2 : traduire en lignes de budget

Avec mes réponses ci-dessus, construis le budget [année] en hors taxes.
Format : un tableau avec les rubriques d'un compte de résultat (produits, charges d'exploitation par nature, charges financières, résultat courant avant impôts), une colonne « réalisé [année précédente] » que je remplirai, une colonne « budget [année] », une colonne « hypothèse » qui dit en une phrase d'où vient chaque montant.
Mets les montants mensuels dans un second tableau, en tenant compte de la saisonnalité que je t'ai décrite.
Montre tes formules. Signale toute ligne pour laquelle tu as dû supposer un chiffre.

À vérifier : que la somme des mois égale bien le total annuel, que les charges variables suivent les ventes mois par mois, et qu'aucune ligne n'a été ajoutée sans hypothèse. L'impôt sur les bénéfices et les dotations aux amortissements se calculent avec votre expert-comptable : laissez l'assistant les marquer « à compléter ».

Étape 3 : une version prudente et une version cible

À partir du budget ci-dessus, prépare deux versions :
- prudente : ventes à [x] % de la version de base, charges fixes inchangées ;
- cible : ventes à [x] %, avec les charges variables qui suivent.
Présente les deux résultats courants côte à côte et indique, pour chaque version, le mois où le cumul des résultats devient positif.

Comparer deux versions fait apparaître la vraie question du budget : quelles charges fixes l'entreprise peut-elle porter si les ventes restent au niveau prudent ? La page seuil de rentabilité donne un prompt pour la chiffrer.

Étape 4 : la note de budget

Rédige une note de budget d'une page pour [les associés / l'équipe de direction] :
- les trois hypothèses qui pèsent le plus sur le résultat ;
- ce qui change par rapport à l'an dernier, et pourquoi ;
- les risques identifiés et ce qui sera suivi chaque mois.
Ton factuel, phrases courtes, sans jargon. Utilise uniquement les chiffres du tableau, sans en ajouter.

Préparer le suivi dès maintenant

Bpifrance Création, dans sa page sur les tableaux de bord de gestion (publiée en avril 2026), propose un tableau mensuel avec les colonnes prévu, réel, écart et action correctrice. Prévoyez ces colonnes dès le budget : la page analyse des écarts budget/réalisé prend le relais chaque mois.

Les données à garder pour vous

Un budget concentre la stratégie de l'année : prix visés, marges, projets de recrutement. La CNIL, dans ses questions-réponses sur l'IA générative (18/07/2024), conseille de n'y saisir que ce que vous êtes autorisé à partager et d'envisager d'interdire certaines données couvertes par le secret des affaires ; elle recommande aussi de désactiver la réutilisation des données d'usage par le fournisseur quand c'est possible. Concrètement, ne mentionnez pas le nom d'un client que vous comptez gagner ni celui d'une personne que vous comptez recruter ou remplacer : parlez de « un client du secteur X » et de « un poste de technicien ».

Le budget validé reste celui que vous arrêtez avec votre expert-comptable et, selon vos statuts, avec vos associés.