Analyse des écarts budget/réalisé : prompts du mois

Chaque mois, l'analyse des écarts compare le budget au réalisé, ligne par ligne, et explique ce qui a bougé. L'assistant fait bien trois choses : calculer les écarts proprement, trier ceux qui méritent une explication, et mettre en forme le commentaire. Il fait mal la quatrième, trouver la vraie cause, car il ne connaît pas ce qui s'est passé dans l'entreprise. Les prompts ci-dessous en tiennent compte.

Pourquoi analyser les écarts

La fiche de Service Public Entreprendre sur le tableau de bord de gestion (vérifiée le 19/01/2026) décrit l'analyse des écarts comme la comparaison des prévisions et de l'activité réelle, pour « déterminer pourquoi le niveau d'activité de l'entreprise diffère des objectifs fixés », puis la mise en place d'actions correctrices après avoir compris les causes. Bpifrance Création (avril 2026) calcule l'écart comme réel moins prévu.

Calculer et trier les écarts

Tu es contrôleur de gestion. Voici le budget et le réalisé du mois de [mois] et du cumul depuis le début de l'exercice, en hors taxes, montants arrondis :
[coller le tableau : ligne, nature (produit ou charge), budget du mois, réalisé du mois, budget cumulé, réalisé cumulé]

1. Calcule pour chaque ligne l'écart en euros (réalisé - budget) et en pourcentage du budget, pour le mois et pour le cumul.
2. Qualifie chaque écart de favorable ou défavorable selon la nature de la ligne : pour un produit, un réalisé supérieur est favorable ; pour une charge, il est défavorable.
3. Retiens comme « écarts à expliquer » ceux qui dépassent à la fois [x] % et [montant] €. Classe-les du plus fort impact sur le résultat au plus faible.
4. Présente un tableau, puis la liste des écarts à expliquer.
Montre un exemple de calcul pour que je puisse vérifier ta méthode.

À vérifier : le signe de chaque écart (c'est l'erreur la plus fréquente), les totaux, et le double seuil. Un seuil en pourcentage seul fait remonter des broutilles sur les petites lignes ; un seuil en euros seul cache une dérive sur un poste modeste.

Séparer l'effet volume de l'effet prix

Quand un écart porte sur les ventes ou les achats, il mélange souvent deux choses : on a vendu (ou acheté) plus ou moins, et à un prix différent.

Pour la ligne [ventes du produit X / achats de la matière Y], j'ai :
- budget : [quantité] unités à [prix] € ;
- réalisé : [quantité] unités à [prix] €.
Décompose l'écart total en un effet volume (écart de quantité valorisé au prix budgété) et un effet prix (écart de prix multiplié par la quantité réalisée). Vérifie que la somme des deux effets égale l'écart total et montre le calcul.

Cette décomposition oriente la discussion : un effet prix renvoie aux tarifs ou aux remises, un effet volume renvoie au commercial ou à la production.

Préparer la recherche des causes

Pour chacun des écarts à expliquer ci-dessous, propose :
- trois causes possibles, formulées comme des hypothèses ;
- pour chaque hypothèse, la pièce ou la personne qui permet de la confirmer ou de l'écarter (facture, bon de livraison, planning, responsable commercial…) ;
- la question précise à poser.
Ne conclus pas : je vérifierai moi-même.
[Écarts à expliquer]

Ce prompt transforme l'assistant en préparateur d'enquête, pas en juge. Une facture enregistrée sur le mauvais mois, par exemple, crée un écart qui disparaît le mois suivant : seule la pièce le montre.

Rédiger le commentaire

Voici les écarts à expliquer et les causes que j'ai confirmées : [liste].
Rédige le commentaire mensuel en 250 mots au plus :
- l'écart de résultat du mois et du cumul, en une phrase ;
- les causes confirmées, en distinguant ce qui est ponctuel de ce qui va durer ;
- les actions décidées, avec un responsable et une date ;
- les écarts dont la cause reste à identifier.
Ton neutre, sans adjectifs. Utilise uniquement mes chiffres.

Mettre à jour la fin d'année sans toucher au budget

Avec le réalisé cumulé à fin [mois] et les causes confirmées, estime le résultat de fin d'exercice si les tendances durables se poursuivent. Garde le budget initial comme référence dans une colonne à part et présente : budget initial, réalisé à date, estimation de fin d'année, écart. Liste les hypothèses de l'estimation.

Le budget initial reste la référence ; l'estimation sert à décider, pas à réécrire l'objectif.

Ce que garde le fournisseur de l'assistant

Les tableaux de budget et de réalisé détaillés par client ou par salarié n'ont rien à faire dans un assistant : agrégez-les par nature de charge. Si vous utilisez une offre professionnelle de Claude, la page d'Anthropic sur l'entraînement des modèles (18/08/2026) indique que les conversations des offres commerciales ne servent pas à l'entraînement par défaut, mais qu'un retour envoyé avec les pouces vers le haut ou vers le bas inclut toute la conversation, conservée jusqu'à 5 ans. Évitez donc de noter une conversation qui contient vos marges, et vérifiez auprès de l'administrateur si ce réglage (« Rate chats ») est désactivé pour l'organisation. Avec un autre assistant, cherchez le réglage équivalent dans sa documentation.

Les écarts significatifs, surtout s'ils touchent la trésorerie ou les comptes de fin d'année, se discutent avec votre expert-comptable.