Clôture mensuelle : la liste de contrôle et ses prompts

Clôturer le mois, c'est s'assurer qu'au dernier jour tout ce qui s'est passé est enregistré, rapproché et expliqué, pour que les chiffres du tableau de bord soient justes. L'assistant ne touche pas à votre logiciel comptable : il vous aide à écrire la liste de contrôle adaptée à votre entreprise, à repérer les opérations bancaires sans pièce, et à rédiger la note de fin de mois.

Le cadre qui rend la clôture utile

Rien n'impose une clôture chaque mois. Mais plusieurs obligations rappelées par la fiche de Service Public Entreprendre sur les obligations comptables (vérifiée le 07/09/2026) se préparent mieux mois après mois : le livre-journal enregistre chronologiquement les mouvements qui affectent le patrimoine, un manuel des procédures comptables décrit l'organisation comptable, l'inventaire a lieu au maximum tous les 12 mois, et les documents comptables et pièces justificatives se conservent au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Côté pilotage, Bpifrance Création (avril 2026) juge une mise à jour mensuelle du tableau de bord souvent nécessaire pour une jeune entreprise.

Écrire votre liste de contrôle

Tu es responsable administratif et financier d'une PME de [activité], [nombre] salariés, avec un expert-comptable externe qui [tient la comptabilité / révise en fin d'année].
Outils : [logiciel de facturation, banque, logiciel comptable, outil de notes de frais…].

Rédige ma liste de contrôle de clôture mensuelle, à faire entre le dernier jour du mois et le [x]e jour ouvré du mois suivant.
Regroupe les tâches par bloc : ventes, achats, banque, stocks, immobilisations, déclarations, reporting.
Pour chaque tâche : ce qu'il faut faire, qui le fait (rôle), la date limite (J+1, J+3…), et la preuve que c'est fait (état, export, coche).
Signale les tâches qui dépendent de mon expert-comptable.
Pose-moi d'abord les questions qui te manquent sur mon organisation.

À vérifier : que chaque tâche a un rôle et une date. Une liste de contrôle sans responsable ne survit pas au deuxième mois. Rangez la version validée dans votre manuel des procédures comptables.

Rapprocher la banque

Voici deux listes du mois de [mois] :
A. les opérations du relevé bancaire (date, libellé simplifié, montant) ;
B. les écritures de banque de ma comptabilité (date, libellé, montant).
[coller les deux listes, libellés anonymisés]

1. Associe les opérations identiques (même montant, dates proches de [x] jours au plus).
2. Liste les opérations du relevé sans écriture, puis les écritures sans opération sur le relevé.
3. Calcule le solde du relevé, le solde comptable et l'écart, et vérifie que les opérations non associées expliquent cet écart.
Présente les résultats en trois tableaux.

À vérifier : un même montant qui revient plusieurs fois dans le mois (abonnements, loyers) peut être mal associé. Contrôlez ces lignes une à une.

Repérer les pièces manquantes

À partir des opérations sans écriture ou sans pièce listées ci-dessus, rédige :
1. un tableau des pièces à récupérer : date, montant, nature probable, personne à qui la demander (rôle) ;
2. un message court et courtois à l'équipe pour demander les justificatifs manquants avant le [date], avec la liste en pièce jointe.

Les charges et produits à cheval sur deux mois

Liste, pour une PME de [activité], les situations courantes où une charge ou un produit du mois de [mois] n'a pas encore de facture à la clôture (prestations réalisées non facturées, factures fournisseurs non parvenues, abonnements payés d'avance…).
Pour chaque situation, indique quelle information je dois récupérer pour en estimer le montant et à qui la demander.
Termine en précisant que le traitement comptable se valide avec mon expert-comptable.

Cette liste sert à poser les bonnes questions en interne ; l'écriture comptable correspondante relève de votre expert-comptable.

La note de fin de mois

Voici les résultats de la clôture de [mois] : [chiffre d'affaires du mois, trésorerie de fin de mois, tâches non terminées, anomalies relevées].
Rédige une note de 150 mots au plus pour la direction : ce qui est clos, ce qui reste ouvert et pourquoi, les chiffres clés, les points à surveiller. Reprends uniquement mes chiffres.

Le relevé bancaire, un document plein de noms

Un relevé brut contient des numéros de compte, des noms de clients particuliers, parfois des virements à des salariés. La fiche CNIL et France Num sur les solutions d'IA générative (novembre 2024) demande justement de faire attention aux données qui permettent d'identifier des personnes physiques. Avant de coller vos listes, remplacez les libellés par des catégories (« client particulier », « fournisseur énergie »), retirez les références de compte, et ne gardez que la date et le montant : c'est tout ce dont l'assistant a besoin pour rapprocher.

Le mois clos, reportez les chiffres dans votre tableau de bord de gestion.